בניית סדנת סימולציה מיטיבה למשתתפיה מתחילה בשיח פתוח וכנה מקדים עם מזמין הסדנה. שיח כזה נקרא "איתור צרכים" ומטרתו לברר ולדייק את מטרות הסדנה בהתאם לצורכי משתתפיה, וכן להבנות יחסים מקדמים ומגייסים עם מזמין הסדנה. יחסים כאלה ובירור צרכים באים לתמוך בעבודה בסדנה, בהנחייה או במשחק. זהו תהליך חשוב באמצעותו מתאפשרת התאמה מדויקת לצורכי המשתתפים וכן לדיוק עבודת המנחה בהובלת הסדנה, לדיוק תפקיד השחקן ובחירת המודל התיאורטי שישמש עוגן לדיון ורפלקציה בתחקיר. על ידי התאמת התכנים לצורכי המשתתפים, הסדנה הופכת לרלוונטית, משמעותית ומשפיעה על תהליך הלמידה.
